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收藏!检验检测报告中的常见问题汇总与解析

发布时间:2020-03-23 14:11人气:

检验检测报告是检验检测机构的“最终产品”,体现了检验检测机构的技术能力和质量管理体系的工作成效,代表了检验检测机构的科学性、公正性和权威性,是检验检测机构向有关行政执法部门提供行政执法的依据之一,也是向产品监管部门和社会反映产品质量安全信息的重要技术资料。本文从实际工作出发,分析影响检验检测报告质量的因素,将检验检测报告中出现的常见问题进行汇总和解析,并对如何避免这些问题以及提升检验检测报告质量提出建议。
检验检测报告是向委托方提供的重要技术文件,也是检验检测工作的“最终产品”。能够提供客观、准确、真实的检验检测报告是检验检测机构良好形象和信誉的体现,也是满足监管部门和客户要求的需要。检测报告的质量好坏,将直接影响到实验室检测的信誉和实验室客户的切身利益。《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》( RB/T 214-2017) 中对检验检测报告提出了明确要求: 检验检测机构应准确、清晰、明确、客观地出具检验检测结果,符合检验检测方法的规定,并确保检验检测结果的有效性。结果通常应以检验检测报告或证书的形式发出。因此,如何提升检验检测报告质量,避免因出现错误而导致报告失效等问题,对于检验检测机构至关重要。

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检验检测报告质量的影响因素

检验检测是一项技术性很强的工作,也是一个系统的工作过程,一环套着一环,如图1所示。检验检测报告质量与采样是否规范、样品是否具有代表性、样品保管与流转是否得当、检验设备是否合适、检测环境条件是否达到要求、依据的标准是否有效、检验方法是否正确、检验人员是否胜任、检验结果的数据处理是否规范、检验结果是否科学以及这些过程的管理是否严密等都有十分密切的关系。概况起来说,影响检验检测报告质量的因素为人员、设施及环境条件、检验检测样品处置、技术方法、设备及监视测量六大类,即质量管理中所提的“人、机、料、法、环、测”5M1E因素,任何环节出现问题都有可能影响检验检测工作过程的“最终产品”———检验检测报告的质量。

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检验检测报告质量存在的常见问题

2. 1 报告信息量不足或信息有误
《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》中对检验检测报告应包含的内容作了明确规定。检验检测报告应至少包括下列信息:标题;资质认定标志,检验检测专用章; 检验检测机构的名称和地址; 检验检测报告的唯一性标识和每一页上的标识; 客户的名称和联系信息; 所使用检验检测方法的识别; 检验检测样品的描述、状态和标识; 检验检测的日期; 抽样计划和程序的说明; 检验检测检报告签发信息; 检验检测结果的测量单位; 检验检测数据、结果仅证明所检验检测样品的符合性情况等。

目前大多数检验检测机构的报告编制仍为人工录入方式,在信息录入过程中不可避免会出现漏填或输入错误现象,如果检验检测报告中的信息量不充分或信息出现错误,就会导致报告内容不实,与样品或检测结果无法对应,甚至会造成检验检测报告无效的情况。因此,报告信息量的充分性和准确性是检验检测报告质量控制的关键点之一。

2. 2 检验检测依据错误

此类问题主要有以下两种:

一是报告中的检测依据与委托方要求的不一致。检验检测人员有时会忽略委托合同书的要求,按照习惯对检测参数用常用的检测方法进行检测,但并不是客户要求的方法;或是客户要求的方法不适用却没有及时和委托方沟通,造成委托合同与检测报告的依据不一致。

二是使用作废的检测方法或未认证的检测方法进行试验并出具报告。有些行业领域的标准更新速度较快,标准较多且复杂,标准查新如果不及时,未进行方法更新和证实,且标准变更需向认监委提交申请,完成手续需要一定时间,就容易出现使用作废或未认证标准的情况。检验检测机构依据的标准检测方法和检验依据是实验室工作的前提和基础,使用正确的检验检测依据是保证出具有效报告的重要保证,检验检测机构应注意检验检测依据的正确使用,防止由于依据和方法错误导致的报告无效。

2. 3 检验检测结论不规范

检验检验结论是检验检测报告的核心,是委托方关注的重点,准确、清晰、明确、客观,易于理解的检验结论是检验检测机构对外推送信息是否有效的根本保证。

检验结论一般分为两种,

一是明确产品全部或部分项目合格与否的结论;

二是只提供测试数据,不作产品合格与否的结论。

需要注意的是,如果未对产品做全项检验,应对所检项目出具检验结论,而不应对整个产品或整批次产品作出结论,这是对检测真实性的要求,也是检验检测机构自身免责的需要。检验检测机构开展由客户送样的委托检验时,还应声明检验检测数据和结果仅对来样负责。如检验检测机构出具作为科学研究等用途的报告,且检测项目未获得资质时,不应加盖检测资质印章,同时应对所提供数据只用于科学研究等其他用途予以说明。

2. 4 分包项目未在报告中注明

检验检测机构需分包检验检测项目时,检验检测报告中应体现分包项目,并予以标注。

分包的情况分为两种,

一种是“有能力的分包”,指拟分包的项目已有资质,但因工作量急增、关键人员暂缺、设备设施故障、环境状况变化等原因,暂时不满足检验检测条件而进行的分包。这种情况需经客户同意,出具的报告中应明确分包项目,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。

另外一种是“没有能力的分包”,指拟分包的项目未获得资质。此种情况若经客户许可,可将分包方的检验检测数据、结果纳入自身的检验检测报告中,但在报告中应明确标注分包项目,且注明自身无相应资质认定许可技术能力,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。

在实际工作当中,有些检验检测机构往往忽视了对分包工作的描述,得到的分包结果直接录入到最终的检验检测报告中,并没有对分包方进行注明,或标注的不够明确、规范。

2. 5 原始记录不规范或信息量不足,无法追溯

记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。实验室记录的作用主要是为检测工作的过程提供客观证据,为预防和纠错的溯源提供依据。原始记录是实验室记录中技术记录的一种,能够对检测过程进行复现,是检测工作活动轨迹的客观证据,是形成检验检测报告的原始凭证。完整、真实、准确的原始记录是检验检测结果有效性和可追溯性的重要保证。

原始记录设计应规范合理,信息量应充分、可溯源。除试验数据和检测结果之外,还要对所用检测方法、仪器设备、标准物质、环境条件、试验参数、样品标识及其状态、检测观察过程及其计算公式、测试过程中的异常现象等进行如实记录。此外,检测人员和复核人员签字、页码标识、更改的规范性等也是原始记录中容易忽视的问题。

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检验检测报告质量提升的对策与建议

检验检测报告的质量控制是检验检测整个环节的重要组成部分。准确、清晰、明确和客观地出具报告是检验检测机构的最终目标。如何提升检验检测报告的质量,避免出现以上的常见问题,笔者结合实际工作经验,提出以下几点建议:
3. 1 提高信息录入准确性

多数检验检测报告的错误都是因为人为疏忽造成的,产品信息、企业信息、检验结果、检验结论等重要信息一旦录入错误,有时会造成不可挽回的影响。因此,报告编审人员的责任心和工作态度尤为重要。另外,有些检验检测机构采取数据信息直接导入的形式生成检验检测报告,这会减少由于二次录入造成的人为错误。作为第一手数据的录入人员,抽样、样品受理、检测人员等,更应加强对工作细节的管理,仔细核对抽样单、委托书、原始记录,认真对待每一项信息和数据,及时、准确、清晰的录入电脑或信息系统,保证检验检测报告体现的信息和数据准确无误。

3. 2 保证原始记录信息的充分性和准确性

检验检测结果和检验结论的准确性和可靠性是检验检测报告的生命所在,错误的原始记录信息必然会导致检验检测报告的失实。实验室应加强对检验检测环节的质量控制,从检测过程到记录的填写严格把关,复核人员真正起到校核作用,减少因原始记录填写问题导致的结果和结论的不准确。

3. 3 加强检验检测报告三级审核

检验检测报告的完成通常要经过报告编制、报告审核、报告签发三个主要环节,也就是报告的三级审核。三级审核内容有所不同,有所侧重,分别把关。报告编制是汇总报告相关信息、检验结果,以及下达检验结论,形成完整检验检测报告的过程。编制报告过程中需要对原始信息、数据等进行校对。目前多数机构是由主检人承担报告编制的工作。报告审核是对报告的完整性、检验项目的齐全性、记录与报出结果的一致性、依据的正确性以及结论的规范性进行审查,是报告审核的第二个环节。最后是报告签发环节,由授权签字人完成,主要关注检测数据的准确性、可靠性以及合理合法性,对报告质量负总责。

加强检验检测报告的三级审核,能够最大程度降低报告出差错的风险,参与三级审核的人员应具备相应的资质和能力,不断提高工作责任心和业务水平。需要注意的是,授权签字人一定要具备相应授权签字领域的资格和经验,熟悉检测标准与检测程序,能对检测结果进行科学的分析评价,对报告中出现的异常情况和问题能够发现并解决,有权对前两级审核人存在的缺陷问题令其改正并保留记录,真正做到对整个检验检测报告把关和负责。

3. 4 加大检验检测报告监督考核

检验检测报告的数量越多,错误可能会随之增加,为规避不可预见的风险,检验机构应建立检验检测报告监督与考评体系,在质量监督、内部审核、报告质量抽查活动中对已出具的检验报告进行抽查并进行监督考核,抽查的报告比例由机构自行控制,考评的体系应能体现检验机构对检验报告质量的重视程度,不能单一地通过简单的奖惩机制来实现,要切实根据机构自身情况制定符合实际操作的考评方案。通过检验报告考评体系考察各个部门工作衔接、沟通效果,机构内部员工的工作态度、能力水平、工作目标实现情况,是一种管理溯源式的实用体系,也是完善检验机构的运作机制,出具高质量检验报告的管理工具。

3. 5 运用信息化技术手段

检验检测机构应加大对信息技术建设的投入,重视信息化管理系统的应用,依照国家认监委资质认定管理体系要求并根据机构的运作情况制定符合机构需求的管理系统,利用系统对检验检测任务进行管理,实现从设备调用、任务分配、原始记录打印填写上传、报告编写以及报告校阅等全过程的数字化管理; 利用系统实现对检验检测依据标准自动查新、查阅下载、失效标准推送告知等功能,保证标准版本有效性和标准使用规范性。信息化的管理系统能够保证各检测工作数据流、信息流的安全、准确,真正意义上实现数据的科学、公正、真实、准确; 同时能够建立大数据分析,有效统计出检验报告存在缺陷的各类数据,利用这些信息分析报告质量存在的问题,为改进报告质量提供数据支撑。

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结 语

检验检测报告的质量控制是检验检测机构质量体系建设的重中之重。检验检测机构应以检验检测报告质量影响因素为关注点,完善检验检测工作全过程管控,提高信息录入准确性,保证信息的充分性和准确性,加强检验检测报告三级审核,加大检验检测报告监督考核,运用信息化技术手段,减少各种疏漏和问题,是切实提升检验检测报告质量的关键,也是检验检测机构更好地实现可持续发展,增强在社会上的影响力和权威性的重要保证。
本文由计量校准公司推出。

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